Cambia la tecnologia, mutano i paradigmi di gestione. E se anche le esigenze non si discostano in misura sostanziale dal passato, a trasformarsi è comunque l'ottica dei servizi di It. Che ne guadagnano in efficienza e in efficacia, come nel caso di Data Management, software vendor e outsourcer, con una forte presenza nel settore Human resources, capace di rinnovare un consolidato modello organizzativo nel segno delle tecnologie Web. Il rinnovato centro di gravità è Alchemy, database manager con funzioni avanzate di Web publishing, che agisce da cardine operativo e funzionale dell'inedita soluzione fornita dalla società Ifin Sistemi di Padova.

Dice Giuseppe Maggioni, direttore della divisione Gepe di Data Management: “L'obiettivo era riprodurre il modello vincente, in precedenza centrato sul mainframe, con un insieme di strumenti allo stato dell'arte”. Come quelli a lungo sfruttati dalla business unit, attiva nelle soluzioni e nei servizi di gestione del personale, per rendere disponibili alle aziende clienti gli elaborati e le stampe in volume dei cedolini paga e delle certificazioni tributarie e previdenziali. L'intento dichiarato era di estendere la portata dei servizi di outsourcing, facility e application management. “Abbiamo dotato la piattaforma di prerogative inedite e possiamo godere di benefici, sia in termini di economia sui costi operativi, sia rispetto alla tempestività e alla disponibilità. In particolare, gli accessi ai documenti prodotti ora sono immediati e pressoché ubiqui” .

In precedenza, le aziende spedivano i propri spool e, una volta terminata l'elaborazione su mainframe, Data Management provvedeva a indirizzare i singoli documenti in stampa, all'imbustamento e al successivo invio a ciascuna di esse; oggi il centro servizi può pubblicare sul Web in tempo reale tabulati e cedolini paga, sia che vengano prodotti in outsourcing, sia che sortiscano dal gestionale del cliente, collegato ai sistemi Gepe in remoto. Di qui, poi, possono essere stampati direttamente presso le aziende, eventualmente a cura degli stessi dipendenti interessati. “Il browser - sottolinea Maggioni - è diventato l'interfaccia standard di accesso, semplice e immediata, che permette all'utente finale di gestire in proprio le varie fasi del processo, prima e dopo l'elaborazione, e che ha sostituito l'emulazione 3270 di cui doveva disporre in passato, così come le laboriose configurazioni di terminali e stampanti, consentendo sia di sfruttare i driver delle periferiche di Windows, e disporre di una più elevata qualità di stampa, sia di associare il testo alla fincatura, a un layout grafico classico o a una presentazione più accattivante”.

La divisione Gepe può avvalersi di entrambi gli Internet data center di Data Management, dislocati l'uno presso la sede di Agrate Brianza (Mi), l'altro nel centro operativo di Ravenna; la piattaforma applicativa è composta dalle procedure (payroll, Hr intelligence, gestione presenze, trasferte, 730 e 770), sviluppate negli anni dalla società, e fornite in outsourcing o su licenza, anche in hosting. Il rinnovato processo produttivo poggia sulla soluzione che Ifin Sistemi ha centrato sul software Alchemy: un applicativo di database management che si avvale di tre componenti, posti su altrettanti server, dedicati rispettivamente alla cattura e all'elaborazione dei dati, alla memorizzazione dei documenti indicizzati e alla loro pubblicazione intranet/Internet.

“Alchemy - sottolinea Elisabetta Bombardieri, responsabile della direzione tecnologie e dei data center - si è inquadrato nel nostro disegno strategico, perché in linea con la filosofia di servizio che incentra sulle funzioni di browsing la gestione degli output e delle attività di stampa”. In buona sostanza, il Web come tecnologia abilitante per l'intero novero delle soluzioni di Data Management, considerando che tutti gli applicativi installati nei data center sono accessibili via browser: procedure native, contraddistinte da performance elevate e richieste di banda limitata, oppure “webbizzate” attraverso l'uso di apposito middleware, nello stile terminal server.

“L'integrazione - riprende Maggioni - permette, in particolare, di suddividere preventivamente lo spool in tante unità quanti sono i destinatari dei singoli set di documenti; nel caso dell'azienda con filiali, a ciascuna saranno indirizzati in automatico i file di competenza, subito riproducibili in stampa. Noi stessi elaboriamo gli stipendi dei dipendenti sfruttando la nuova piattaforma”. Lo spool si presenta come file di testo, mentre per l'invio del cedolino al singolo dipendente tramite e-mail, nonché per la spedizione di tabulati e report; il formato scelto è il pdf. Le aziende clienti possono visualizzare i log del processo, la lista dell'elaborato, eseguire la ricerca tra quanto pubblicato su Web in base a chiavi preconfigurate o in modalità full text, recuperare il corrispondente documento, arricchito di risorse grafiche e stampare su qualsiasi periferica anche i tabulati a 138 colonne. Il sistema si sostituisce di fatto al centro stampa, evitando interventi manuali e postalizzazione, come pure i costi correlati.

“Alchemy - aggiunge Bombardieri - permette anche la storicizzazione; inoltre, consente di eliminare quanto già prodotto e lanciare di nuovo l'elaborazione dei documenti”. A breve, Data Management dovrebbe, peraltro, autorizzare i dipendenti che potranno prelevare il proprio cedolino e stamparlo da sé. Un'opportunità che si aggiunge a quanto disponibile per la masterizzazione dei database su Cd o Dvd, eseguibile senza il presidio di alcun operatore.

“Soprattutto nelle giornate di picco - interviene Maggioni - a ridosso delle scadenze di pagamento, il sistema è sotto pressione. Per ciascuno degli attuali impianti in produzione, che corrispondono a gruppi di clienti in outsourcing, esso genera le buste paga e ben 99 report pubblicati in Rete ogni notte. I benefici spaziano dalla flessibilità alla fruibilità del sistema, dall'azzeramento dei tempi di attesa alla forte riduzione dei costi. Ora l'impegno è di estenderne la copertura applicativa a tutti gli altri documenti della gestione del personale”.